如何做好企业档案管理工作

档案管理在企业管理活动中具有十分重要的作用,且与企业经营活动的顺利与否有着密不可分的联系。企业档案是指在管理活动和经营活动中产生的文字、音像以及图表等各种形式对国家、社会以及企业十分重要的文件材料。因此,企业在管理活动中应切实做好档案管理工作。

一、企业档案管理基本要求

为了使档案资源得到有效的保护,需要安排专门的人员负责对档案室进行管理,同时,建立完善的档案管理制度,对档案管理工作人员提出较高的工作要求,这对提高档案的安全性具有重要的作用,也是切实做好档案的保密、维护以及管理工作的根本条件。

二、企业档案管理电子化

(一)档案信息电子化的现状

目前,通过档案软件对档案进行信息管理,通用性还比较低。但档案信息电子化却是日后档案管理的一大发展趋势,因此对档案信息管理人员提出了较高的要求,不仅需要工作人员具备基本的计算机操作技能,还需要其能够掌握先进的技术,并且具有较高的计算机知识水平,这也正是为了满足档案信息电子化对现代化人才的要求。

(二)档案信息电子化的发展

当前,档案的生成方式出现了很大的变化,主要是由于很多文件的起草、签发、催办以及归档等各个环节的工作都可以通过通信线路和计算机予以完成,文案转变为了无纸化的工作模式,使工作效率得到了较大提高。

三、企业档案管理的创新

(一)档案管理观念的创新

管理和使用档案的前提条件是熟悉档案。随着档案产业进行的不断优化和调整以及不断提高的整体技术含量,公司高层和档案管理人员要充分认识到企业档案就是资产这一事实,不管是科技档案,还是会计、文书等都凝结着企业全体员工共同努力的智慧和结晶,是对企业做出的客观评价,也是对企业发展历程的真实写照。在知识经济时代的大背景下,档案与企业竞争力的提高具有十分密切的关系,直接影响到企业的生存和发展。因此,企业档案管理人员应对自己的工作给予高度的重视,确保档案的安全性。

(二)档案管理体制的创新

1.精简在创新企业档案管理机制的过程中具有十分重要的作用。精干是企业的发展趋势,为了能够适应企业管理的要求,档案管理也应该进行不断地创新,使以往单一的档案管理模式逐渐转变为信息化企业档案管理。当各种信息资源通过计算机网络实现集合之后,资源也能够实现共享的目的,将企业档案管理最终转变成一个具有集团化模式的信息综合体,使档案管理变得更加高效、灵活以及自主,从而提高档案管理的效率。

2.高效是创新企业档案管理的重点内容。不管是对经济体制进行改革,还是对企业机制进行转换,企业的最终目的是都是为了获得更多的经济利益和社会效益。在企业创新档案管理时,也需要将创造更多的收益作为管理的最终目标,将单一的档案管理机制逐渐转变为企业档案、信息、情报以及科技一体化的管理机制,不仅能够实现提高企业档案管理的效率,还能够为企业技术改造和科技创新提供可靠的档案资源保障。


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